Empat Pilar SOP Dokumentasi Mitra TFCA Kalimantan

Pontianak, naturalkapital.or.id. Di hari kedua pelatihan dan penyegaran pengelolaan dana hibah siklus ke-6 program Tropical Forest Conservation Act (TFCA) Kalimantan, ada satu hal yang ditekankan: pelaporan bukan sekadar formalitas. Pelatihan yang digelar secara daring di kantor Yayasan Natural Kapital Indonesia (YNKI) Pontianak pada Selasa, 21 April 2026 ini menghadirkan Heri Wiyono, perwakilan bagian publikasi dan dokumentasi dari operator program TFCA Kalimantan siklus 6, Yayasan Keanekaragaman Hayati (Kehati).

🎯 Empat Tujuan Utama SOP

Heri Wiyono sebagai pelatih dari TFCA menjelaskan, Standard Operating Procedure (SOP) pelaporan dan dokumentasi yang disampaikan ini memiliki empat tujuan utama: 

1) Menjamin kualitas dokumentasi kegiatan mitra. 

2) Menyeragamkan penggunaan new branding logo. 

3) Memastikan pelaporan profesional dan akuntabel, dan 

4) Mendukung kebutuhan publikasi, evaluasi, dan audit donor.

“Tujuan SOP kita sampaikan ke mitra ini empat perkara. Yaitu, menjamin kualitas dokumentasi kegiatan mitra, menyeragamkan penggunaan new branding logo, dan memastikan pelaporan profesional akuntanbel. Terakhir, mendukung kebutuhan publikasi, evaluasi, dan audit donor,” tegas Heri Wiyono.

📸 Jenis Foto yang Relevan

Tidak semua foto layak dilaporkan. Heri menegaskan beberapa jenis foto yang relevan dalam proyek TFCA Kalimantan, antara lain:

• Keanekaragaman hayati (satwa dan tumbuhan), Lanskap alam, Aktivitas individu dan kelompok yang terlibat dan Partisipasi penyelenggara kegiatan

📁 Format Laporan Standar

Sistem pelaporan yang diwajibkan mencakup beberapa komponen penting:

• Judul & Waktu,  Wajib mencantumkan judul kegiatan, tanggal, dan lokasi.
• Narasi Utama, Wajib mendeskripsikan kegiatan dan output dengan jelas.
• Visual,  Wajib ada dokumentasi foto dengan caption lengkap (5W+1H: what, who, where, when, why, how).
• Arsip Digital, Wajib menyertakan tautan link Google Drive

*”Format laporan wajib cantumkan judul kegiatan, tanggal, dan lokasi. Visual wajib ada dokumentasi foto dengan captions yang harus memuat what (apa), who (siapa), where (di mana), when (kapan), why (mengapa), dan how (bagaimana), disingkat 5W+1H,”* papar Heri.

🔐 Dua Prinsip Dokumentasi: Integritas dan Etika

Heri Wiyono juga menekankan bahwa dokumentasi harus berlandaskan dua prinsip utama:

Prinsip Integritas: Akurat: dapat diverifikasi – Objektif: jelas dan sesuai fakta – Lengkap: komprehensif

Prinsip Etika: Konsisten: seragam – Etis: sesuai kode etik –Bermartabat: menghargai kearifan setempat

“Kegiatan kita memiliki dua prinsip dokumentasi, integritas dan etika. Integritas ini maksudnya akurat dapat terverifikasi, jelas yang objektif, dan lengkap yang komprehensif. Sedangkan etika maksudnya konsisten yang seragam, etis dengan kode etik, dan bermartabat yang menghargai kearifan setempat,” jelas Heri.

🏷️ Aturan Baru: Logo Donor Wajib Tampil

Salah satu perubahan signifikan di siklus ke-6 ini adalah kewajiban menampilkan logo donor pada seluruh kegiatan yang menggunakan dana hibah TFCA Kalimantan.

Logo yang wajib ditampilkan meliputi: Bendera Indonesia dan Amerika Serikat, Logo Yayasan Konservasi Alam Nusantara (YKAN), Logo World Wide Fund for Nature (WWF), Logo Yayasan Kehati dan Logo mitra pelaksana seperti YNKI

“Logo donor wajib ditampilkan pada seluruh kegiatan yang menggunakan dana hibah TFCA Kalimantan. Kalau tidak ada logo tersebut maka pelaporan akan kita tolak. Dilarang juga mengubah bentuk atau warna logo. Penempatan harus proporsional dan jelas,” tandas Heri.

Logo tersebut wajib digunakan di berbagai atribut publikasi, seperti:

• Spanduk, banner, pamflet, leaflet, poster
• Film, laporan, dan dokumen publikasi lainnya

🖼️ Standar dan Larangan dalam Dokumentasi Foto

Standar foto dokumentasi yang baik harus memuat:

• Foto kegiatan utama, Peserta aktif, Interaksi nyata, Hasil output program dan Group shoot (foto bersama)

Kriteria foto dan video yang bagus:

• Resolusi tinggi, tidak blur, Pencahayaan cukup, Sudut pengambilan jelas dan  Menampilkan aktivitas nyata

Yang dilarang dalam dokumentasi:

• Foto tidak relevan dengan narasi, Foto blur atau terpotong, Menggunakan foto lama atau foto dari donor lain dan Foto yang tidak mencerminkan dokumentasi kegiatan sebenarnya

“Komposisi dokumentasi yang dilarang adalah foto tidak relevan dengan narasi, blur atau terpotong, menggunakan foto lama atau donor lain, dan tidak mencerminkan dokumentasi kegiatan,” tutup Heri Wiyono.

Dengan standar yang lebih ketat ini, diharapkan seluruh mitra TFCA Kalimantan dapat menghasilkan dokumentasi dan pelaporan yang berkualitas, seragam, dan akuntabel – bukan hanya memenuhi kewajiban administratif, tetapi benar-benar menjadi bukti nyata dampak program di lapangan.

Penulis: Mahmudi
Editor: Thomas Irawan Sihombing